Efektywność spotkań Jacek Olszewski

Wielokrotnie miałem okazję przyglądać się spotkaniom pracowników. Spora część tych spotkań była nudna, przeciągała się w czasie, a uczestnicy z niecierpliwością lub znużeniem oczekiwali jego końca. Często po zakończeniu spotkania słyszałem od uczestników, że mogliby w tym czasie zrobić coś naprawdę konstruktywnego. Część pracowników wyrażała też opinię, że spotkania robi się tylko po to, żeby wypełnić czas i pokazać przełożonym, że jest się aktywnym (!).

W takim razie co można zrobić, żeby zmienić nudne spotkania na ciekawe i konstruktywne?

Zadbaj o bezpieczeństwo uczestników.

Kluczowym elementem dla każdego spotkania jest aktywny udział jego uczestników w dyskusji. Jest to możliwe tylko wówczas, kiedy pracownicy będą czuli się bezpiecznie. Dlatego warto ustalić zasady obowiązujące podczas spotkania:

  • poufność – nie wynosimy tematów, opinii i plotek o spotkaniu poza spotkanie,
  • udział w dyskusji – każdy ma prawo do głosu i wypowiedzenia nawet skrajnej opinii,
  • brak ocen personalnych – nikt nie będzie oceniał, ośmieszał mówcy,
  • skupienie na problemie – prowadzący zostawia sobie prawo do przerwania wypowiedzi, jeżeli będzie ona odbiegała od tematu rozmowy,
  • szacunek – w trakcie spotkania nie korzysta się z telefonów, komputerów, itp., jeżeli nie są one koniecznym do prawidłowego przebiegu spotkania.

Następnie, konsekwentnie je przestrzegaj.

Skup się na problemie.

Skupienie na problemie pozwala ograniczyć czas trwania spotkania do niezbędnego minimum. Skupia też energię na najważniejszym temacie i nie pozwala jej rozproszyć.

  • Powiedz, dlaczego poruszany temat jest dla ciebie ważny.
  • Powiedz, dlaczego zaprosiłeś właśnie tą grupę ludzi i dlaczego są dla ciebie ważni.
  • Poproś o aktywność, bo każdy z uczestników może wnieść coś ważnego do tematu.
  • Każdą ucieczkę od tematu przerywaj i wracaj do poruszanego problemu.
  • Powstrzymuj oceny personalne.
  • Skup się na obszarach, na które uczestnicy mają wpływ. Rozmowa o innych tematach może być ciekawa, ale będzie stratą czasu (np. menadżerowie sprzedaży dyskutują o tym, jak powinien funkcjonować zarząd firmy, ale nie mają wpływu na taką zmianę).

Doceń uczestników.

Z natury łatwiej nam dokonywać negatywnej oceny. Rzadko doceniamy działania innych. Jednakże każdy z nas chce, żeby nasze aktywności były dostrzeżone. Przy deficycie pochwał, docenianie staje się ważnym narzędziem w prowadzeniu spotkań. Ponadto, ludzie uczą się, które zachowania są pożądane, oczekiwane na spotkaniach.

  • Podziękuj każdemu za jego wypowiedź.
  • Doceń konstruktywną wymianę zdań.
  • Doceń szczególnie tych, którzy zdecydowali się wypowiedzieć w temacie, a najczęściej milczą podczas spotkań.
  • Podziękuj za konstruktywne, krytyczne uwagi.

Aktywizuj uczestników.

W zespołach przyzwyczajonych do nudnych nasiadówek i prowadzonych monologów przez 1-3 osoby, konieczne może być proszenie o komentarz, kierując pytanie wprost do konkretnych osób. W ten sam sposób warto wciągać do rozmowy osoby, które najczęściej przyjmują rolę „milczka” na spotkaniach. W szczególności, jeżeli są ekspertami w danym temacie. Warto też pamiętać, żeby nagrodzi te osoby podziękowaniem za aktywność.

Korzystaj też z możliwości podziału zespołu na mniejsze 2-3 osobowe podgrupy do pracy nad rozwiązaniami. Taki system rozkłada odpowiedzialność i wpływa na samodyscyplinę.

Warto też podsycać i dziękować za konstruktywną wymianę zdań. Podkreślając, że dzięki sporowi można wypracować pomysły, które pozwolą wybrać najlepsze rozwiązania.

Nie zadawalaj się ogólnikami.

Wypowiedzi mogą być ogólnikowe. Zwłaszcza, kiedy pracownicy nie czują się bezpiecznie. Wówczas warto dopytywać o szczegóły. Wyjaśniaj wszelki punkty wypowiedzi, które mogą być dla ciebie lub pozostałych uczestników niezrozumiałe. Pytając, podaj powód, dla którego zadajesz pytanie. Wówczas łatwiej i bezpieczniej jest odpowiadać.

Zachęć uczestników do zadawania pytań, jeżeli coś jest dla nich niezrozumiałe.

Nie pozostawiaj problemów bez rozwiązań.

Często podczas spotkań porusza się parę tematów. Szerokość tych tematów bywa też zbyt duża, żeby każdym zająć się w ustalonych ramach czasowych. W związku z tym warto wybrać jeden, dwa tematy priorytetowe i nimi zająć się w pierwszej kolejności. Następne realizowane są jeżeli starczy na nie czasu.

Nie przechodź do kolejnego tematu, jeżeli nie zostały wypracowane pomysły do poprzedniego.

Na koniec sprawdź też, czy wszyscy jednakowo zrozumieli sposób rozwiązania danego problemu. Czasami zdarza się, że po spotkaniu każdy inaczej interpretuje podjęte decyzje, co skutkuje problemami w realizacji zadań.

Nie szukaj konsensusu.

Ważne jest, żeby wszyscy mogli się wypowiedzieć w danym temacie, ale nie wszyscy muszą się zgadzać z rozwiązaniem przyjętym przez większość! Mało tego, jako prowadzący spotkanie czy lider projektu możesz sam zadecydować o wyborze rozwiązania. Szukanie konsensusu często pochłania nadmiar energii (przekonywanie, argumentowanie) i powoduje stratę cennego czasu.

Dbaj o ramy czasowe.

Przestrzegaj wyznaczonego czasu i nie przekraczaj go. Jeżeli zdecydujesz się podczas spotkania na prace w podgrupach, wyznacz czas pracy.

Ustal sposób realizacji przyjętych rozwiązań.

Podsumowując spotkanie, sprawdź czy wszyscy jednakowo zrozumieli przyjęte rozwiązania. Nie daj się zwieść ogólnikowym odpowiedziom na poziomie Tak, tak, wiemy o co chodzi. Niech jedna dwie osoby podsumują, dokładnie opisując rozwiązania. Potem można zrobić ewentualną korektę.

Ustal osoby odpowiedzialne i terminy realizacji przyjętych działań.

Ustal sposób przekazania informacji do osób, które będą brały udział w realizacji działań, a nie były na spotkaniu. Pamiętaj, żeby przekaz był ustny! Forma pisemna często jest interpretowana opacznie. Droga pisemna może być jedynie potwierdzeniem lub instruktarzem.

Monitoruj realizację działań.

Jeżeli chcesz, żeby ten sam zespół konstruktywnie podchodził do kolejnych spotkań, to warto monitorować poziom realizacji ustaleń. Warto też informować pracowników o postępach w działaniach i doceniać nawet małe kroki do sukcesu.

Jacek Olszewski

Autor

Jacek Olszewski

Trener, coach, mediator. Pomaga w rozwiązywaniu konfliktów wewnątrz organizacji (między kluczowymi działami, współpracującymi zespołami, kluczowymi dla organizacji osobami) oraz budowaniu efektywnej komunikacji wewnętrznej. Ponadto specjalizuje się w rozwoju umiejętności menadżerskich na każdym szczeblu zarządzania. Wspiera także w rozwoju działów sprzedaży, a zwłaszcza w rozwoju doradczych metod sprzedaży. Prowadzi zajęcia dla małżeństw będących w kryzysie. Posiada doświadczenie menadżerskie oraz handlowe. Jako KAM współpracował między innymi z międzynarodowymi i lokalnymi sieciami handlowymi.

Wykształcenie:

  • Terapia Skoncentrowana na Rozwiązaniach – Centrum Podejścia Skoncentrowanego na Rozwiązaniach
  • Racjonalna Terapia Zachowań – Polskie Towarzystwo Psychologii Behawioralnej
  • Psychologia kryzysu i interwencji kryzysowej – SWPS Warszawa (studia podyplomowe)
  • Trener i coach biznesowy – Kontrakt-OSH
  • Mediator rodzinny – Stowarzyszenie Mediatorów Rodzinnych
  • Magister biologii – UMK Toruń

 

 

 

Wszystkie artykuły autora

Sieci społecznościowe

Tagi