Do sali konferencyjnej wchodzi lider zespołu. Pracownicy rozmawiają, śmieją się, są zajęci sobą. Niektórzy sprawiają wrażenie, że w ogóle nie zauważyli przyjścia szefa. W trakcie spotkania uczestnicy rozmawiają ze sobą, zamiast skupić się na omawianym temacie. Odbierają telefony, wychodzą. Co jakiś czas ktoś rzuca żart, a sala wybucha śmiechem. Pojawiają się docinki, sarkastyczne komentarze, których źródłem może być praktycznie wszystko… lider, inny pracownik, poruszany temat.  Niektórzy uczestnicy prowadzą dyskusję, która docelowo przekształca się w otwartą konfrontację… Podobna sytuacja może pojawić się z różnym nasileniem i w różnych sytuacjach, zarówno podczas prezentacji multimedialnej, spotkania projektowego, spotkania zespołu z szefem czy prowadzenia warsztatu.

Co może być powodem takiego zachowania grupy?

Najczęstszym i naturalnym powodem jest etap rozwoju grupy. Każda mała grupa czy zespół podlega rozwojowi i – co za tym idzie – zmianom zachowań. Sytuacja taka ma miejsce, kiedy zespół przestaje obawiać się lidera formalnego (np. szef zespołu), ponieważ lider:

• zadbał o bezpieczeństwo i zaufanie w zespole, czym dał przyzwolenie na otwartość,
• okazał się słaby, utracił szacunek, a więc wstępnie zaczyna panować bezkrólewie.

Jest to moment w życiu grupy, kiedy tworzą się sympatie, przyjaźnie pomiędzy uczestnikami oraz pojawiają się role grupowe. Członkowie grupy cieszą się sobą i wykorzystują każdą możliwość, żeby przyjemnie spędzić ze sobą czas.

Najczęściej, w tym okresie, zespół osiąga bardzo dobre wyniki w realizacji celów. Mało tego, pracownicy ścigają się między sobą w realizacji zadań. Osiągane wyniki dodatkowo wzmagają poczucie pewności.

Bywają też chwile nieprzyjemne wynikające z walki o konkretne role grupowe.

Zespół w tej fazie rozwoju nie obawia się również innych niż lider formalny, prowadzących spotkanie (np. trenera, innego menadżera).

Objawy.

Charakterystyczne zachowania dla grupy, które mogą występować z różnym nasileniem:

• uczestnicy nie skupiają się zbyt długo na jednym temacie, rozpraszają się,
• energia grupy jest falowa: na przemian występuje chaos i gwar z krótkimi moment ciszy,
• uczestnicy chętnie poruszają wątki poboczne, w szczególności jeżeli wywołują śmiech,
• niektórzy członkowie grupy wprost konfrontują się z liderem formalnym (szefem, trenerem, osoba prowadzącą spotkanie),
• uczestnicy konfrontują się otwarcie między sobą,
• konfrontacja uczestników grupy może odbywać się przy wykorzystaniu wyzwisk i wulgaryzmów, sarkastycznych przytyków, docinków i negatywnej oceny,
• poza konstruktywnymi pomysłami pojawiają się rozwiązania, których celem jest wyłącznie wyróżnienie się (choćby salwą śmiechu),
• łamane są ustalone wcześniej zasady spotkania.

Co robić, żeby konstruktywnie poprowadzić spotkanie?

• Pierwsza podstawowa rzecz… skoro jest im ze sobą dobrze, to warto pobyć z nimi w tym stanie ducha, czyli… warto poświęcić ludziom trochę czasu i porozmawiać o tematach pobocznych, opowiedzieć coś dowcipnego, posłuchać co mają do powiedzenia, pośmiać się razem z nimi.
• Ustalić wspólnie z uczestnikami zasady obowiązujące podczas spotkania (raz, a potem możesz się do nich odnosić na każdym kolejnym spotkaniu), a następnie konsekwentnie ich przestrzegać.
• Kiedy energia się podnosi, a uczestnicy mówią jeden przez drugiego – warto poczekać na spadek energii i wówczas poprosić o uwagę lub nazwać swój problem, na przykład: Cieszę się, że mogę z wami otwarcie pogadać o różnych sprawach. Mam jednak kłopot, bo chcę poruszyć ważny biznesowo dla nas temat. Obawiam się, że przy takim harmidrze nie uda się nam o nim porozmawiać. Proszę Was o 10-15 minut zaangażowania, a potem wrócimy do waszych tematów. Dobrze?
• Można skupić uwagę grupy stosując m.in. następujące metody:

• zacznij pisać na tablicy lub flipcharcie, nie spiesz się, poczekaj aż grupa zacznie interesować się tym, co robisz (podobnie można zrobić z wyświetlanym slajdem – powolne ujawnianie elementów slajdu),
• ściszyć głos,
• ściszyć głos i zacząć mówić do wybranych uczestników, jednego lub dwóch,
• usiąść lub stanąć i zamilknąć; w tym czasie patrzy się na grupę i nie zajmuje innymi sprawami (np. komputerem); trzeba wytrzymać ciszę do czasu, aż grupa zacznie się interesować liderem… niestety zapominamy jaka siła tkwi w ciszy!

• Doceniać wszelkie przejawy wsparcia, które lider uzyskuje od zespołu. W każdym zespole pojawi się rola „strażnika norm”, który będzie uciszał grupę. Doceniając go potwierdzamy jego znaczenie w grupie. Dodatkowo dostarczamy zespołowi informacji, jakich oczekujemy zachowań.
• Stawianie granic na wszelkie przejawy agresji uczestników do siebie oraz samego lidera formalnego. Warto pamiętać, że konfrontacja będzie miała miejsce między liderami nieformalnymi, którzy walczą o prymat w całym zespole. W związku z tym, mogą się również konfrontować z liderem formalnym, aby pokazać własną siłę. Postawienie granicy zapobiegnie eskalacji konfliktu i wzmacnia pozycję lider formalnego.
• Wykorzystywanie najodważniejszych członków grupy (najprawdopodobniej walczących o rolę lidera nieformalnego) do konstruktywnych działań, na przykład: utrzymania dyscypliny w części grupy, która sprzyja danej osobie czy kierowania podgrupą roboczą.
• Dzielić grupę na mniejsze zespołu, góra czteroosobowe i dawać konkretne zadania do wykonania. Warto pamiętać, żeby w jednym zespole nie było dwóch rywalizujących ze sobą osób.

Czego nie warto robić?

• Przekrzykiwać grupę. Szkoda gardła, a i tak się nie uda.
• Straszyć, oceniać, szydzić z ludzi. Efektem takich działań może być cofnięcie grupy w rozwoju. Ludzie przestaną brać odpowiedzialność, nie będą się udzielali na spotkaniach, będą bierni, a wyniki pracy spadną.
• Pouczać dorosłych ludzi. Nikt tego nie lubi, a dla grupy będzie to pożywka dla kpin.
• Konfrontować się z całą grupą. Z grupą się nie wygra, chyba, że się ją zniszczysz… a przecież nie o to chodzi.
• Unikać stawiania granic na wszelkie przejawy agresji. Lider traci autorytet i może stać się narzędziem do walki o przywództwo między liderami nieformalnymi.

WARTO ZAPAMIĘTAĆ !  Opisane przez mnie zachowania nie świadczą o niedojrzałości ludzi i nie są skierowane przeciwko liderowi formalnemu! Wynikają z procesu, który dzieje się między członkami grupy.